Digitale duurzaamheid



Digitale duurzaamheid is een nog relatief onbekend begrip en wordt daardoor ook niet altijd even goed begrepen of toegepast. Daar waar informatie en kennis op papier werd vastgelegd stond de duur, waarmee deze kennis geraadpleegd kon worden, gelijk aan de levensduur van de drager; het papier. In de huidige wereld van eentjes en nullen kennen we veelal andere dragers. Meestal hebben we het dan over optisch/magnetische dragers zoals harde schijven, DVD's en SSD's (solid state drives). Over de levensduur van deze dragers valt veel te zeggen maar niet dat ze gebouwd zijn om net zo lang mee te gaan als goed geconserveerd papier. Het gevaar loert om de hoek dat de kennis en informatie op deze dragers een even kort leven beschoren zijn.


Duurzame opslag

Bij de term duurzame opslag wordt snel gedacht dat de drager doorslaggevend is voor de mate waarin duurzaamheid gewaardborgd kan worden. Dit is maar ten dele waar. Datgene dat duurzame opslag een duurzaam karakter geeft zijn de processen die zijn ingericht en de gebruiken die toegepast worden op hetgeen dat is opgeslagen. Zelfs de duurste harde schijf zal vroeg of laat de geest geven. Het laatste dat we willen is dat we dat feit ontdekken op het moment dat we er informatie uit willen ontrekken en dit niet meer kunnen. Een SAN (storage area network) geeft al een betere basis. Dit is een omgeving met meerdere opslagmedia die continue gemonitord wordt door geautomatiseerde processen op beschadiging. Zo gauw een van de schijven uit het 'array' mankementen vertoont wordt deze vervangen. Het systeem is dermate intelligent dat de nieuwe schijf op transparante wijze voorzien wordt van exact dezelfde informatie als haar voorganger.

Hiermee is de duurzaamheid van de data gewaardborgd maar niet die van de informatie die zich hierin bevind. Een document ooit gemaakt met GeoWrite of WordPerfect (jaren 1980) zal nu niet meer zonder meer te openen zijn, ondanks het feit dat de data van het bestand de afgelopen 35 jaar overleefd hebben. Om hier antwoord op te geven zijn er de zogenoemde e-depot's. Dit zijn electronisch depots voor digitale informatie die ook met het behoud van de intellectuele inhoud van het bestand behelst zijn. Organisaties als de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief onderhouden een dergelijk systeem.


Duurzame toegang

Duurzaam opgeslagen materiaal dat niet geraadpleegd kan worden heeft de connotatie dat zij zich in een zogeheten 'dark archive' bevindt. Natuurlijk zijn er processen ingericht die er voor zorgen dat deze data gecontroleerd worden op eventuele fouten zoals bitrot maar de beste manier om vast te stellen dat een archiefstuk of publicatie nog te interpreteren is, is toch om het te raadplegen. Daarvoor dient digitaal duurzaam materiaal toegankelijk te zijn voor gebruikers om geraadpleegd te worden. De meest voor de hand liggende methode om materiaal toegankelijk te maken is middels een (in- of extern) website of webservice. Materiaal ondergebracht bij het edepot van het Nationaal Archief of de Koninklijke Bibliotheek wordt automatisch toegankelijk gemaakt door de nationale infrastructuren die zij bieden en delen. Belangrijk hierbij is een eventuele rechtenkwestie. Niet iedereen zal tot alle materiaal toegang mogen hebben. Het binnen de organisatie inrichten van een toegangsrechten-beheer systeem kan soelaas bieden. Deze werken vaak op basis van RBAC of ABAC beginselen en zijn doorgaans conform de XACML architectuur ontworpen.


Duurzame vindbaarheid

Wat heeft men aan een duurzaam opgeslagen en toegankelijk archiefstuk dat niet kan worden gevonden ? Inderdaad, niet zo heel veel. Wat bij de vindbaarheid van materiaal van grootste belang is zijn de zogeheten metadata. Deze data beschrijven het duurzaam opgeslagen object en maken dat het op specifieke criteria terug gevonden kan worden. Deze criteria kunnen bijvoorbeeld een auteursnaam zijn of het onderwerp of een specifieke verwerkingsdatum. De metadata van duurzaam bewaard materiaal wordt vaak in een aantal soorten onderverdeeld :

  • Bibliografische metadata (bijv. wie, wanneer, waarvoor ?)
  • Administratieve metadata (bijv. welke oorsprong, software en financiers)
  • Technische metadata (bijv. afmetingen, bestandsformaat)
  • Structuur metadata (bijv. hoe is het archiefstuk opgebouwd ?)
  • Rechten metadata(bijv. wie bezit auteursrecht en wie heeft toegang ?)

Hoe meer metadata verzameld kan worden over een digitaal stuk hoe beter het teruggevonden kan worden. Maar ook, des te beter kan het met andere metadata en applicaties gecombineerd worden. Denk aan verrijkingen met verwijzingen naar ANP bulletins, nieuwsberichten en twitter feeds.

Uw partner in digitale duurzaamheid

Heeft u een uitdaging voor de boeg op het gebied van digitale duurzaamheid of een van de aanpalende onderwerpen dan kun u er van op aan dat Schimsalabim de kennis in huis heeft om hierin te adviseren. Maar ook zijn wij in staat om in korte tijd Proof-of-Concepts op te leveren of roadmaps op te stellen in lijn met de duurzame ambities van uw organisatie. Sinds 2016 is digitale duurzaamheid een van de pijlers onder NORA, het raamwerk voor digitale architectuur binnen de overheid. Door onze kennis van en ervaring met de nederlandse overheid, en de decentrale overheid; gemeenten en gemeentelijke instellingen kunnen wij in beperkte tijd samen met u veel resultaten bereiken. Neem contact met ons op voor een oriënterend en vrijblijvend gesprek.